Evelace Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 25.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Evelace Oy, Haaransuonkuja 8, 90240 Oulu, Y-tunnus 1024497-3 ja Evelace jälleenmyyjäyritykset.

Evelace Oy:n jälleenmyyjäorganisaatio koostuu itsenäisistä jälleenmyyjäyrittäjistä. Varmistaaksemme asiakkaiden henkilötietojen yhdenmukaisen käsittelyn koko Evelace organisaatiossa sekä täyttääksemme tietosuoja-asetuksen vaatimukset, pitävät Evelace Oy sekä jälleenmyyjät yhteistä asiakasrekisteriä.

Yhteyshenkilö Evelace Oy:n rekistereitä koskevissa asioissa on Andrus Rajaniemi, puh 040 538 58 28, sähköposti etunimi.sukunimi@evelace.fi.

Lisäksi Evelace jälleenmyyjäyritys pitää omaan yritystoimintaansa liittyviä lakisääteisiä rekistereitä. Evelace jälleenmyyjällä voi olla myös muita henkilötietorekistereitä, joita tämä tietosuojaseloste ei koske. Yhteyshenkilönä näitä rekistereitä koskevissa asioissa on oma jälleenmyyjäsi.

2. Rekisteröidyt

Evelace Oy:n jälleenmyyjäorganisaation asiakkaat.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterin tarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen, joka pitää sisällään asiakaspalvelun, tuotteiden toimitusprosessin sekä yhteydenpidon Evelace tuotteiden myyntiin ja markkinointiin liittyen.

Evelace asiakkaiden yhteisrekisterin käyttöä on kuitenkin rajoitettu niin, että yhden jälleenmyyjän asiakastiedot eivät näy toisille jälleenmyyjille. Evelace Oy:llä on kuitenkin mahdollisuus jakaa asiakkuustietoja toisille jälleenmyyjille, mikäli asiakassuhteen hoitaminen näin vaatii.

Henkilötietojen tallentaminen Evelace Oy:n sekä jälleenmyyjäyrityksen kirjanpitoaineistoon perustuu kirjanpitolakiin.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Evelace asiakkaiden yhteisrekisteriin talletetaan:

• Nimi
• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti)
• Toimitusosoite
• Ostoshistoria
• Esittelyiden järjestämishistoria
• Suoramarkkinointisuostumus
• Kiinnostuksen kohteet

Evelace Oy:n kirjanpitoaineistoon tallennetaan:

• Nimi
• Tilaus- ja toimitustiedot

Jälleenmyyjäyrityksen kirjanpitoaineistoon tallennetaan:

• Nimi
• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti)
• Tilaus- ja toimitustiedot
• Maksutiedot
• Perintään liittyvät tiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä rekisterin yhteyshenkilölle.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta Evelace Oy:n ja Evelace jälleenmyyjäorganisaation ulkopuolelle.

8. Käsittelyn kesto

Asiakasrekisterin tietoja yhteisrekisterissä säilytetään pysyvästi.

Sekä Evelace Oy:n että jälleenmyyjäyrityksen kirjanpitoaineistoja säilytetään 10 vuotta sen tilikauden päättymisvuoden lopusta, jolloin asiakkaan tilaus on käsitelty.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Evelace Oy, sen työntekijät ja Evelace jälleenmyyjäyritykset käsittelevät henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely on rajattu työntekijöille, jotka työtehtäviensä puolesta käsittelevät henkilötietoja sekä asiakaspalvelu-, että tuotteiden tilaus- ja toimitustehtävissä minimointiperiaatetta käyttäen, ts. vain työtehtävien kannalta oleelliset tiedot ovat ko. työntekijän saatavilla.

Evelace Oy tai Evelace jälleenmyyjäyritys voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
EU:n ja ETA:n alueen ulkopuolella toimivina alihankkijoina käytetään vain yrityksiä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen 45 artiklan edellytykset kohdemaan tietosuojan riittävyydestä.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Rekisteröidyn ilmoittamia kiinnostuksen kohteita sekä tilaushistoriaa käytetään Evelace tuotteiden markkinoinnissa rekisteröidylle itselle.